• ビザ・在留資格

【完全保存版】在留資格認定証明書（COE）申請の流れとポイント完全ガイド

2025年10月1日

優秀な外国人材の採用は、企業に新たな風をもたらし、グローバルな競争力を高める上で不可欠な選択肢となりつつあります。

しかし、その採用プロセスには、日本の在留資格制度という特有の複雑さが伴います。

特に「在留資格認定証明書」の取得は、外国人材が日本で働くための最初の、そして最も重要なステップです。

本記事は、外国人採用を決定した人事・経営者の皆様が、この複雑な手続きを円滑に進められるよう、在留資格認定証明書（COE）の基本から、申請手続きの詳細、そしてよくある疑問やトラブルへの対処法までを、専門的かつ分かりやすく解説します。

1. 在留資格認定証明書（COE）とは？その役割と重要性

定義と役割

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility: COE）は、日本に入国しようとする外国人が、日本で行おうとする活動が特定の在留資格（「短期滞在」および「永住者」を除く）に該当し、上陸のための条件を満たしていることを事前に証明する公的な文書です。

この証明書は、在外公館（大使館や領事館）でのビザ申請や日本での上陸申請の際に提出・提示することで、手続きを迅速に進めるために使用されます。

在留カード、在留資格との違い

混同しやすいこの3つの概念を整理しておきましょう。

2. 交付申請の基本：申請者、提出先、費用

申請の対象者と提出先

日本への入国を希望する外国人（短期滞在を除く）が対象となります。

申請先は、居住予定地または受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

申請できる人

以下のいずれかに該当する方が申請を行うことができます。

申請費用

在留資格認定証明書の交付申請に手数料はかかりません。

申請から日本入国までの流れ

ここでは、企業が代理申請を行う場合の一般的な流れを説明します。

在留資格認定証明書の電子化

2023年3月17日から、在留資格認定証明書を電子メールで受け取ることが可能になりました。

また、外国人本人は、電子メールを提示することで、査証申請及び上陸申請を行うことが可能になりました。

出典：出入国管理庁

3. 必要書類と申請手続きのポイント

在留資格認定証明書の交付申請には、日本での活動内容（在留資格）に応じた申請書や資料が必要です。

ここでは、就労ビザとして代表的な「技術・人文知識・国際業務」と「特定技能」を例に、必要書類と作成のポイントを解説します。

「技術・人文知識・国際業務」ビザ

会社の規模によって「カテゴリー」が異なり、必要な書類も変わります。

特定技能ビザ

申請人に関する書類と、所属機関に関する書類を提出します。

オンライン申請の活用

在留資格認定証明書交付申請は、オンラインでも可能です。窓口に行く手間が省け、24時間申請できるといったメリットがあります。オンライン申請の対象となる在留資格や利用者は拡大されているため、出入国在留管理庁のウェブサイトで詳細を確認しましょう。

4. 申請後の注意点とトラブルへの対応策

審査期間

申請から在留資格認定証明書の交付まで、標準処理期間は1ヶ月～3ヶ月です。

ただし、4月の入社時期などは地方出入国在留管理局が混み合い、審査に時間がかかる場合があるため、余裕をもって準備・申請することが重要です。

有効期限と紛失

• 有効期限: 在留資格認定証明書の有効期限は3ヶ月です。発行後3ヶ月以内に日本に入国しないと無効になります。
• 返納: 在留資格認定証明書の交付後に、内定取り消しや内定辞退などで入国を取りやめる場合は、証明書を返納する必要があります。
• 再発行: 紛失したり、有効期限が切れたりした場合、再発行はできません。最初から手続きをやり直す必要があるため、外国人本人に証明書を送る際は、追跡可能な郵便を利用するなど、慎重な取り扱いが求められます。

不交付・不許可になった場合

5. まとめ：外国人採用の未来を拓くために

在留資格認定証明書の交付申請は、外国人採用における不可欠なプロセスです。

この手続きをスムーズに進めることが、外国人材の円滑な受け入れを実現し、ひいては企業の成長に繋がります。

複雑な書類作成や手続きに不安を感じる場合は、行政書士や外国人材紹介サービスなど、専門家への相談を検討することも有効な選択肢です。

外国人キャリアナビでは、在留資格申請の支援実績も豊富にあり、採用から入社後までをワンストップでサポートしています。

» 無料でお役立ち資料をダウンロード